Desarrollo e implementación de un sistema de información para la mejora de la eficiencia y el control interno en la distribuidora jama con enfoque en indicadores clave de rendimiento (KPI)

Abstract

La Distribuidora Jama, es una empresa familiar que ha comenzado sus actividades en el 2012, dedicada a ofrecer servicios de administración y ventas, está ubicada en Lima Cercado, enfocada en la venta de artículos de ferretería. Además, tiene un equipo capacitado en ventas. Sin embargo, debido a una deficiente gestión de los registros de información y del inventario, la Distribuidora Jama se encuentra en una situación crítica en cuanto a su administración comercial, provocando una deficiente atención al cliente y descontrol de información, ya que la distribuidora utiliza registros manuales en cuadernos, lo que resulta pérdida de información y mayores tiempos de espera para los clientes. Por lo tanto, debido a los problemas actuales, se propuso implementar un sistema web que pueda hacer una gestión adecuada basada en la información de los procesos comerciales. Para lograr este objetivo, se empleó Scrum, lo que facilitó el proceso entre el representante de la distribuidora y los desarrolladores. Como resultado de la implementación, se compararon los tiempos de eficiencia entre los procesos actuales (As Is) y los mejorados (To Be), obteniendo una mejora del 25% en el ingreso al sistema, un 16% en el control de registros, un 15% en la gestión de inventario, y un 34% en el control de reportes. En conclusión, la implementación del sistema generó una mejora promedio del 90% en sus actividades.

Distribuidora Jama is a family-owned business that began operations in 2012, focused on providing administrative and sales services. It is located in Lima Cercado and specializes in the sale of hardware products. Additionally, the company has a well-trained sales team. However, due to poor management of information records and inventory, Distribuidora Jama is currently facing a critical situation in its commercial administration, resulting in poor customer service and disorganized information. The distributor uses manual record-keeping in notebooks, which leads to data loss and longer wait times for customers. Therefore, due to the current problems, the proposal was made to implement a web system that can adequately manage the information related to commercial processes. To achieve this objective, Scrum was used, which facilitated the process between the distributor's representative and the developers. As a result of the implementation, the efficiency times between the current processes (As Is) and the improved ones (To Be) were compared, achieving a 25% improvement in system entry, a 16% improvement in record management, a 15% improvement in inventory management, and a 34% improvement in report control. In conclusion, the system implementation led to an average improvement of 90% in the company’s activities.